領収書の読み取り結果が科目や税区分を取り違える
領収書の読み取り結果が科目や税区分を取り違えると、修正が経理のチェック工程へ流れ、仕訳の確定が遅れます。
GENZ, Inc.
第三者検証サービス
経費精算アプリの
第三者検証サービス
経費精算アプリの申請から仕訳連携を外部の立場で検証
スマートフォンでの申請から承認ワークフロー、会計システムへの仕訳連携まで、構築した側とは別の立場で自社の規程と証憑に沿って動くかを確かめます。
支援事例
支援実績5,000件以上
経費精算アプリであとから見つかる不具合の型
経費精算アプリの不具合は、リリースしたあとの締め作業や月次の支払い処理で初めて表面化することが少なくありません。読み取り・承認経路・外部連携・端末差という発生箇所ごとに、見落としやすい型を整理します。
領収書の
交通費の経路と金額が申請内容と合わず差額が出る
経路検索が自社規程の計算条件と合わないと、申請額と支給額がずれ、申請者への差し戻しと再計算が重なります。
承認経路が規程どおりに分岐せず差し戻しが止まる
金額基準による上位承認への分岐が規程どおり動かないと、申請が途中で止まり、承認が締め日に間に合わなくなります。
会計システムへ渡した仕訳データの金額と件数が突き合わない
会計システムへ渡す仕訳データの金額と件数が突き合わないと、経理担当が個票を追って突合する作業が発生します。
端末の機種と基本ソフトの違いで申請の入力が完了しない
基本ソフトのバージョンや機種の違いで入力が完了しないと、申請そのものが出せず、問合せが管理部門へ集中します。
検証の抜けが月次の締めと決算に及ぶ理由
前項で挙げた不具合の型は、それぞれ月次の締めと決算の工程へ波及します。確認の抜けがどの段階で業務リスクへ変わるかを、局面ごとに分けて示します。
経費精算アプリの検証で確認する観点
経費精算アプリの検証は、読み取りの正しさ・承認経路・外部連携・保存項目・端末の組み合わせに分けて、自社の証憑と規程に沿って確認します。各観点で確認する内容と、見落とした場合の影響を整理します。
読み取り誤りがリリースしたあとの申請で大量に出ると、修正入力が経理に集中し、締め作業が期日に間に合わなくなるおそれがあります。
読み取りと自動入力の正しさを実際の証憑で確かめる
実際の領収書を集めて撮影・申請し、日付・金額・税区分・取引先の読み取り結果が証憑と一致するかを確認します。形式の異なる証憑でどこまで自動入力が通るかは、実物で確かめるまで分かりません。
確認する資料
- 受け入れ基準
- 証憑サンプル
- 読み取り結果一覧
承認経路の分岐漏れがあると、権限のない承認者で処理が進み、差し戻しと再申請が利用部門へ広がるおそれがあります。
承認ワークフローを規程で定めた分岐条件ごとに通す
旅費規程や決裁権限に基づく承認経路を、金額基準による上位承認や差し戻しを含む分岐ごとに通します。代表ケースだけの確認では、条件の組み合わせで誤った承認者へ回る経路を見落とします。
確認する資料
- 旅費交通費規程
- 決裁権限規程
- 経路別結果表
連携データの差異を見落とすと、仕訳の手戻りが決算作業へ波及し、税務対応の追加作業が発生するおそれがあります。
外部サービスとの連携データを双方の値で突き合わせる
会計システムへの仕訳データ、銀行・給与との支払い連携、カードおよび交通系カードの取り込みについて、連携前後の金額・件数を突き合わせます。欠落や二重取り込みは締めの場面で表面化します。
確認する資料
- 接続仕様書
- 連携データ突合表
- 差異一覧
保存項目の不備があとから見つかると、証憑の再収集と帳票の再出力が必要になり、監査・税務調査への対応が遅れるおそれがあります。
証憑の保存要件と記載要件に関わる項目と表示を確認する
証憑の保存形式・検索項目・税区分の表示が、保存要件と記載要件を満たすかを確認します。出力帳票まで含めて確かめ、あとから要件の不備が見つかる事態を防ぎます。
確認する資料
- 要件定義書
- 保存項目一覧
- 出力帳票サンプル
端末の組み合わせ確認が不足すると、特定機種の申請者だけが操作不能になり、問合せが締め日の前に集中するおそれがあります。
複数の端末と通信状況で申請と承認の操作を再現する
貸与端末の基本ソフトのバージョンと機種の組み合わせを確定し、申請から承認までの操作を意図的に発生させて検証します。特定の端末でのみ操作不能になる事象は、組み合わせを絞って確かめます。
確認する資料
- 端末標準一覧
- 貸与端末一覧
- 組み合わせ表
- 操作結果記録
経費精算アプリのテスト外注の進め方
不足しているのが工数か観点かを切り分け、証跡が残る形で委託できるかどうかが、受け入れ判断の質を決めます。
STEP 01
現状の要件と規程の読み合わせ規程と現在の設定のずれを先に特定する
どう確かめるか
委託する対象範囲と実施の優先順位の切り分け
承認経路の分岐や端末の組み合わせなど、自社の要員では代表ケースしか通せない箇所を洗い出します。締めと支払いへの影響が大きい経路から順位を付け、外に出す範囲と自社に残す範囲を分けます。
- 01旅費交通費規程と決裁権限規程から承認経路の分岐条件を洗い出す
- 02証憑の保存要件と記載要件から検証すべき観点を抽出する
- 03不足が工数か観点かを切り分け、委託範囲の候補を文章化する
OUTPUT規程との差分一覧
STEP 02
テスト計画とシナリオの作成締めと支払いへの影響で優先順位を付ける
どう確かめるか
申請から仕訳連携までのテスト設計と体制の編成
旅費交通費規程と決裁権限規程を読み合わせ、申請から仕訳連携までを通すシナリオを作成します。稼働日が動かない前提でも着手できるよう、体制を組む速さを条件に編成します。
- 01申請から承認、仕訳連携までを通す業務シナリオを作成する
- 02端末と基本ソフトの組み合わせから検証対象を確定する
- 03締めと支払いへの影響の大きさでシナリオの実施順位を付ける
OUTPUTテスト計画とシナリオ
STEP 03
実施と不具合の追跡原因の切り分けに必要な情報を揃えて渡す
どう確かめるか
不具合の発生条件の記録と再現手順の受け渡し
不具合は発生条件・操作手順・期待する結果を一組で記録します。原因がサービス提供者・導入ベンダー・自社設定のどこにあるかを切り分けられる粒度で受け渡します。
- 01シナリオに沿って操作し、実施結果と証跡を記録に残す
- 02不具合ごとに発生条件と再現手順、期待する結果を整理する
- 03原因の所在をベンダーと切り分け、修正と再確認の結果を追跡する
OUTPUT不具合票と再現手順
STEP 04
報告と次回の改修への引き継ぎ確認済みの範囲を記録として残して渡す
どう確かめるか
確認済み範囲を含むテスト証跡の整理と報告書の作成
実施したシナリオと確認済みの範囲、残存不具合の業務影響を報告書にまとめます。確認した記録が残るため、通常運用での更新確認や制度変更時の影響範囲の判定にそのまま使えます。
- 01確認済みの範囲と残存不具合の業務影響を報告書にまとめる
- 02合議での判断材料となるよう、リリース可否の論点を整理する
- 03更新時の確認と制度変更時の影響判定に使える記録を引き継ぐ
OUTPUT確認済み範囲の記録
経費精算アプリの検証支援の実績と対応できる規模
固定費を抱えない人日単位のアサイン、監査にも使える独立した検証の記録、育成期間なしに活かせる専門ノウハウなど、第三者へのアウトソースには複数のメリットがあります。
OUTSOURCING RATIONALE
THIRD-PARTY VERIFICATION
01
必要な時に必要な分だけ
人日単位のアサインで固定費を抱えず、繁忙期に増減できます。
02
独立した視点で品質を底上げ
独立した検証で偏りを排し、監査に使える客観的な記録を残せます。
03
専門ノウハウを即戦力で
JSTQB認定エンジニアが在籍し、対象領域固有の検証知見を育成期間なしに活用できます。
専門知識を持ったテストエンジニアが、第三者の視点でテストするメリット
- 承認経路と端末組み合わせを網羅するテスト体制を切り出して補えます
- 実物の領収書で読み取り精度を確かめた結果を受け取れます
- 構築ベンダーとは別の立場での確認結果を稟議の材料に使えます
- 確認範囲と結果の記録が残り、更新時の影響範囲を絞れます
GENZが提供するテストの体制と範囲
経費精算アプリのテストは、申請から承認、仕訳連携までを範囲として切り分け、構築した側とは別の立場で担うのがGENZの役割です。開発の反復に伴走する実施体制と、証跡の整備についてご説明します。
開発の反復に伴走してテストを実施する
改修や定期更新のたびに、開発工程と並行してテストを実施します。仕様変更のない更新でも、承認経路と外部連携を締めの前に確かめられます。
大きな範囲を分割して網羅的に検証する
承認経路の分岐、端末と基本ソフトの組み合わせ、連携データの突き合わせといった量の多い確認は、対象を分割して網羅的に回します。
第三者の視点で受け入れの検証を担う
構築を担うベンダーやIT子会社とは別の立場で受け入れ検証を行います。作った側の確認では得られない材料を稟議にお使いいただけます。
監査に備えてテストの証跡を整える
テストの設計、実施結果、不具合の追跡を記録に残して引き渡します。監査や制度対応で参照でき、更新時に影響範囲を絞る土台になります。
ご相談から報告までの流れ
ご相談から結果のご報告まで、段階を追って進めます。各段階で確認すべき範囲と工数の考え方をお示しします。
お問合せと現状の課題・確認範囲の共有
現状の課題と不足する確認範囲をお聞きし、外部に出せる部分を整理します。
対象範囲の確認と見積のご提示
対象の機能と連携先、端末の組み合わせを確認し、範囲と工数の見積を出します。
ご契約と発注範囲・テスト計画の確定
発注範囲と期間を確定し、テスト観点とシナリオを計画にまとめます。
計画に沿ったテストの実施と結果のご報告
計画に沿って検証し、不具合の切り分けと結果を報告書にまとめてお渡しします。
経費精算アプリの第三者検証のご相談
経費精算アプリの検証範囲からご相談ください
経費精算アプリの申請から仕訳連携まで、構築した側とは別の立場で検証します。ご相談いただくと、テスト範囲の切り分けと優先順位、必要工数の考え方を整理してお返しします。