探しても登録済みの文書が検索結果に出てこない
登録済みの文書が検索で返らなければ、利用者には存在しないのと同じです。索引の反映と公開範囲の絞り込みが重なり、原因の切り分けが現場で付きません。
GENZ, Inc.
総務・法務部
総務・法務部門向け
文書管理ソフトのソフトウェアテスト｜全部署の最新版を検証
代表の1件で動くことと、組織改編後も全部署の全文書で最新版と公開範囲が正しいことは別です。GENZは経路ごとに期待結果を定め、文書管理ソフトを判定します。
支援事例
支援実績5,000件以上
文書管理ソフトでよくある不具合
文書管理ソフトの不具合は、業務文書が登録から検索と公開範囲の適用を経て廃棄に至るまでの経路のどこでも起きます。いずれも管理画面ではエラーにならず、気づくのは利用部門の申告や監査の指摘で業務が滞ったあとです。
探しても
更新したのに古い版が最新版として表示される
更新の重なりや回付を経た確定が絡むと、いまどれが最新版か一意に決まりません。誤りは古い版に基づく成果物が外へ出たあとに判明します。
権限を付け替えても異動前の文書が見え続ける
組織改編や異動のたびに公開範囲を付け替えますが、付け替え漏れは何も起きないため気づけません。見えてはいけない相手に見え続ける状態が残ります。
旧システムから移した文書の属性が欠けている
ファイルサーバや旧システムからの一括の投入は、件数と属性と過去版の並びが揃って初めて受け入れたと言えます。欠落は稼働後の検索で表面化します。
保存年限が来ていない文書が廃棄の対象に入る
保存年限の起算日と到来の判定がずれると、抽出の条件は残すべき文書まで拾います。廃棄は取り返しがつかず、実行後に是正する選択肢がありません。
残存した不具合を放置したときに生じる問題
残った不具合を放置すると、取引先への説明責任、作り直しの実費、投資した仕組みが使われない状態という別方向の帰結へ広がります。
静的テスト（レビュー）でおさえるべき観点
検証は、動かす前に定めと設定の齟齬を書面で確かめる段階から始まります。仕様書の整備の状況に依存せず、分類体系と属性、保存年限と公開範囲、移行と授受の取り決めを、自社の定めと投入した設定と照合できます。
分類体系と属性
文書種別と分類体系の定めを投入した設定と照合
分類体系は業務主管が定め、設定の投入は情報システム部門が担います。決めたことと入ったことの照合が誰の仕事か決まらないまま、確認に必要な文書種別と属性の面積が後から判明します。
確認する資料
- 分類体系表
- 文書種別一覧
- 属性項目定義
保存年限と公開範囲
保存年限と公開範囲の定めを文書種別ごとに照合
文書種別を1つ足すことは、所管部署と公開範囲と保存年限の組み合わせを増やすことになります。種別ごとの定めが設定へ抜けなく落ちているかを、利用部門へ反映する前に突き合わせます。
確認する資料
- 保存年限規定
- 公開範囲定義
- 所管部署一覧
移行の判定条件
移行の受け入れの判定条件を移行前の記録と照合
何をもって移行を受け入れたと判定するかを、移行前の記録と照らせる形で、件数と属性と過去版の並びの粒度で先に書き出します。突合の判定基準は製品と構成により異なるため、ここでは断定しません。
確認する資料
- 移行計画書
- 移行前の記録
- 受け入れ判定基準
授受の取り決め
周辺システムとの授受の取り決めを連携設定と照合
基幹システムやワークフロー製品との受け渡しは、項目とタイミングと形式の取り決めが連携先ごとに異なります。取り決めと連携設定を照合し、どちらの側の文書を正とするかもこの段階で確かめます。
確認する資料
- 連携仕様書
- 項目対応表
- 授受タイミング表
操作の記録の要件
操作の記録の要件を監査を受ける側の照会と照合
誰がいつどの業務文書をどう操作したかが、追える粒度で残るかを監査を受ける側の照会と照合します。記録の取得の可否と粒度、保持期間は製品と構成により異なります。
確認する資料
- 監査照会要件
- 操作履歴仕様
- 保持期間規定
- 文書管理規程
動的テストの設計・実行のポイント
文書種別と部署と公開範囲と検索条件の掛け算は全数を確認できません。テスト設計技法で範囲を絞り込み、合否を判定できる形にします。
STEP 01
文書種別と所管部署を区分する同じ定めが効く区分へまとめ代表を流す
どう確かめるか
文書種別と所管部署の区分を同値分割で確かめる
同値分割法では、契約書や稟議書といった文書種別と所管部署の組を同じ定めが効く区分にまとめ、各区分から代表の業務文書を流します。登録と分類と属性の付与が定めどおりに効くことを検証します。
- 01契約書や稟議書といった文書種別と所管部署の組をまとめる
- 02同じ定めが効く区分から代表の業務文書を流して確かめる
- 03登録と分類と属性の付与が定めどおりに効くことを検証する
OUTPUT区分別の判定結果
STEP 02
保存年限と公開範囲の境目を確かめる起算日と到来日と共有の期限の前後を選ぶ
どう確かめるか
保存年限と公開範囲の境目を境界値分析で確かめる
保存年限の起算日と到来日、公開範囲の適用の開始日と終了日、外部共有の期限を境界値分析で選びます。その日を境に扱いが切り替わることを確かめます。
- 01保存年限の起算日と到来日を文書種別ごとに境界値分析で選ぶ
- 02公開範囲の適用の開始日と終了日と外部共有の期限も選ぶ
- 03その日を境に扱いが切り替わることを合否の基準にする
OUTPUT境目前後の判定結果
STEP 03
権限と検索の分岐を表へ整理する見える範囲と検索で返る範囲を対で判定する
どう確かめるか
権限と検索の分岐をデシジョンテーブルで確かめる
部署と役職と文書種別と検索の条件の重なりをデシジョンテーブルテストで整理します。見える範囲と検索で返る範囲が対で定めどおりになるかを判定します。
- 01部署と役職と文書種別と検索の条件の重なりを表へ整理する
- 02見える範囲と検索で返る範囲が対で定めどおりかを判定する
- 03絞り込みの根拠と外した範囲を記録に残して説明できる形にする
OUTPUT権限と検索の対応表
STEP 04
更新後の回帰と文書量の負荷を見る適用のあとも既存の設定で挙動が変わらないかを見る
どう確かめるか
バージョンアップのあとの回帰と負荷を確かめる
バージョンアップとパッチの適用のあとも既存の設定で挙動が変わらないことを、回帰の観点で確かめます。文書量が増えたときの検索と一覧表示の応答も負荷テストで検証します。
- 01バージョンアップとパッチの適用のあとも挙動が変わらないかを見る
- 02既存の設定での回帰の観点は変更が触れる範囲へ根拠を持って絞る
- 03文書量が増えたときの検索と一覧表示の応答も負荷で確かめる
OUTPUT回帰・負荷の記録
私たちGENZが、このようなソフトウェアテストを代行します
固定費を抱えない人日単位のアサイン、監査にも使える独立した検証の記録、育成期間なしに活かせる専門ノウハウなど、第三者へのアウトソースには複数のメリットがあります。
OUTSOURCING RATIONALE
THIRD-PARTY VERIFICATION
01
必要な時に必要な分だけ
人日単位のアサインで固定費を抱えず、繁忙期に増減できます。
02
独立した視点で品質を底上げ
独立した検証で偏りを排し、監査に使える客観的な記録を残せます。
03
専門ノウハウを即戦力で
JSTQB認定エンジニアが在籍し、対象領域固有の検証知見を育成期間なしに活用できます。
専門知識を持ったテストエンジニアが、第三者の視点でテストするメリット
- 管理画面ではエラーにならない付け替えの漏れを稼働の前に検出できる
- 文書種別と部署と公開範囲と検索条件の掛け合わせまで確認できる
- 固定費を抱えずに人日単位で稼働前の確認を差し込める
- 稼働判断の場で使える独立した検証記録と未確認の範囲が残る
5,000件以上の実績に裏付けられた版数と権限の検証
製品ベンダーや導入支援SIerと役割を分け、導入した企業様の側に立つ第三者として、GENZが版数と公開範囲の検証を設計から報告まで伴走します。支援実績5,000件以上とISO 27001の体制のもとで実施します。
文書が通る経路に沿って観点を設計
確認の観点は、登録から廃棄までの経路と周辺システムの授受に沿って起こします。機能の一覧ではなく、定めどおり保たれるかを軸に設計します。
分類体系の定めが揃わない状態から参画
分類体系や保存年限が規程と申し合わせにしか残らない現場でも、GENZは確認の観点の書き出しから支援します。ドキュメント作成も併走できます。
文書量の増加と閲覧画面の実機確認
文書が増え続けるなかでの検索と一覧表示の応答は、GENZ社内の専門エンジニアが確かめます。利用者が開く閲覧画面は実機の端末で確かめます。
確認済みと未確認を書き分けた報告
どの文書種別のどの公開範囲をどの検索条件まで確認し、どこが未確認かを書き分けて渡します。稼働判定の材料と監査への説明にそのまま使えます。
※本ページに記載の支援内容・範囲は一例です。実際のご支援内容・範囲は、お打ち合わせのうえでご状況に合わせて決定します。まずはお気軽にお問い合わせください。
ご相談から納品までの流れ
対象の文書種別と公開範囲、稼働の予定を伺い、合意した範囲と優先順位でテストを進めます。
確かめる範囲と稼働の予定を伺う
文書種別と部署と公開範囲の範囲、稼働と改編の予定を確認します。
リスクに基づくテスト設計と見積もり
権限外の閲覧と廃棄の重さで優先順位を付け、工数を整理します。
テストを実施し発見事項を随時共有
合意した範囲を実行し、判断待ちの事項と重い不具合を都度共有します。
報告書を納品し是正後の再確認へ
結果と証跡、未確認の文書種別と残るリスクを納品し、再確認の進め方を示します。
支援実績5,000件以上
全社に出す前の確認範囲をGENZに相談する
文書種別と部署と公開範囲をお知らせいただければ、確かめる範囲を、導入・更改・組織改編・バージョンアップの場面ごとに優先順位づけします。必要工数の考え方と負荷テストの要否も添えます。必要事項を入力の上、お問い合わせください。内容を確認させていただいた上、担当者よりご連絡いたします。*がついている項目は必須項目です。