移行した文書の属性が欠け、保存年限が引き継がれない
移行時に保存年限や分類の属性が欠けると、どの文書を何年残すかの判断が切り替えのあとも追えず、廃棄の選別が規程どおりに進みません。
GENZ, Inc.
文書管理ソフト検証
自治体と
文書管理ソフト検証
自治体と企業の文書管理システムを、第三者の視点で検証する
更改後の稼働可否を合議へ諮る判断材料が要ります。GENZは第三者として受け入れテストを設計し、確かめた範囲と未確認の範囲を区別して残します。
支援事例
支援実績5,000件以上
文書管理の不具合は決裁と保存の記録に残る
文書管理ソフトの不具合は画面の見た目には残りにくく、決裁の記録と保存の年限という文書事務の帳面へ刻まれます。変更後の運用で起きる代表例を、確かめる対象としてここに並べます。
移行した
決裁ルートが組織改編で変わった職制に追随しない
機構改革で課と職制が変わっても決裁ルートが旧組織のまま残ると、起案が存在しない承認者へ回り、決裁がそこで止まります。
全文検索が添付の本文を拾わず、該当文書を見つけられない
本文検索が添付ファイルの中身まで届かないと、過去の起案文や契約書が索引に載らず、職員が文書の存在自体を見落とします。
権限設定の抜けで、非公開の文書が他部門から見える
公開区分と部門権限の設定に抜けがあると、非公開の指定にした文書まで他課の閲覧画面へ現れ、開示の範囲を説明できなくなります。
保存年限が満了した文書の廃棄が、移管対象まで巻き込む
満了文書の選別条件が雑なまま廃棄処理を走らせると、移管へ回すべき簿冊まで削除対象に入り、保管義務の破れがあとから判明します。
見落とした不具合が、業務と説明責任へ及ぶまで
受け入れテストで見落とした不具合は、稼働後に文書事務の停止や説明責任の欠如として表れます。放置した場合に起きる影響を、経路に沿って示します。
受け入れテストで見る観点をどう立てるか
観点は庁内の規程と業務の流れから立てます。保存年限表や決裁規程を設定へ写し取った結果、どの操作で何が正しければよいかを洗い出し、確かめる範囲と確かめない範囲を事前に分けます。
経路の一部だけを試した状態では、流れの途中で決裁が止まる事象を稼働後まで検出できないおそれがあります。
収受から廃棄までの流れを一続きでたどって確かめる
収受した文書が起案、合議、決裁、施行を経て保存、移管、廃棄まで流れる筋道を、実際の起案パターンでたどります。途中のどの段で止まるかを切り分けるため、経路ごとに結果を記録します。
確認する資料
- 起案から決裁までの記録
- 経路別の確認結果一覧
- 不通箇所の切り分け表
抜き取りの確認に留まると、属性のずれた文書が残ったまま引き継がれ、保存年限の満了処理や検索の結果が静かに狂います。
移行の前後でデータを突き合わせ、件数と属性を合わせる
旧システムや共有フォルダから移した文書について、件数の一致と保存年限、分類、決裁履歴の属性を突き合わせます。抜き取りでなく全量を対象にし、ずれた件を一覧に残します。
確認する資料
- 移行件数の突合結果表
- 属性の差異一覧
- 対象外とした範囲の根拠
組み合わせの洗い出しがないと、見えてはいけない文書が閲覧できる設定のまま稼働し、情報公開請求への応答で妥当性を示せなくなります。
職員の権限と文書の公開区分の組み合わせを洗い出す
職員の所属と職制、文書の公開区分の組み合わせを洗い出し、見えてよい文書と見えてはいけない文書を両方確かめます。組み合わせ表を先に作ることで、確認漏れの所在を示せます。
確認する資料
- 公開区分と権限の対応表
- 閲覧可否の確認結果
- 未確認の組み合わせ一覧
年度切替や機構改革を稼働前に試さないと、変更のたびに影響範囲をゼロから確かめなおす手作業が固定化し、取りこぼした決裁ルートで起案が滞ります。
年度切替と機構改革をシナリオに落として稼働前に試す
年度替わりの簿冊の繰越と、機構改革に伴う決裁ルートと権限の張り替えを、稼働前のシナリオとして実行します。変更後に届くべき人へ起案が届くかを、変更箇所ごとに確かめます。
確認する資料
- 繰越と張替えのシナリオ
- 変更箇所ごとの確認結果
- 影響範囲の一覧
連携の境界を切り分けないままだと、障害時に原因の所在が自庁側か接続先側かを判断できず、調査がベンダー任せになって復旧が遅れます。
外部システムとの境界を連携先ごとに切って確かめる
統合認証基盤や財務会計、例規など接続先ごとに、渡す情報と受け取る情報の境界を切り分け、片側だけの確認で終わらせないようにします。接続方式は団体ごとに異なるため、個別に範囲を定めます。
確認する資料
- 連携先ごとの境界定義
- 受け渡しの確認結果
- 接続仕様の差分一覧
- 対象外とした連携の根拠
文書管理システムの検証で引き受けること
GENZは、発注側とベンダーのいずれにも属さない第三者として、テスト計画の作成から実行、記録の保全までを一貫して引き受けます。
STEP 01
現行の文書運用と規程を読み解く規程の現物と現場の運用の実態を確認する
どう確かめるか
テスト計画の作成から受け入れの立ち会いまで担う
更改の工程に合わせ、検証の範囲と合格条件を調達仕様へ書き込める形で計画します。進行管理と受け入れの立ち会いまで担い、兼務がちな推進担当の負荷を下げます。
- 01文書分類表と保存年限表、決裁規程の現物を確認する
- 02現行システムの設定値と運用手順を担当者から聞き取る
- 03統合認証や財務会計との連携の有無と方式を洗い出す
OUTPUTテスト計画書と観点表
STEP 02
観点表とテストケースへ反映する規程の文言を検証で使える観点へ訳す
どう確かめるか
パッケージの標準部分と個別に直した部分を分けて設計する
決裁ルートや保存年限表の写し取りなど庁内規程に由来する部分と、ベンダーが個別に作り込んだ部分を区別し、個別に直した部分へ観点を厚く配分します。
- 01規程の要求をひとつずつ読み解き、確認すべき観点へ分解する
- 02標準機能と個別改造の区別を付け、観点の厚さを決める
- 03各テストケースに合否の判定基準とその根拠を明記する
OUTPUTテストケース一覧
STEP 03
テストを実行し、再現の手順を添えて返す検証の結果は証跡と再現手順を付けて返す
どう確かめるか
検証の記録を、合議や監査の場で示せる形で残す
いつ、誰が、どの観点で確かめ、結果がどうだったかを証跡付きで残します。確かめた範囲と確かめていない範囲を分けて示すため、合議での説明に主観が入り込みません。
- 01観点表に沿って操作し、画面と結果の記録を証跡として残す
- 02不具合は発生条件と再現の手順を添えて一覧で報告する
- 03移行した文書の件数と属性を旧システムと突き合わせる
OUTPUT再現手順付き報告書
STEP 04
残るリスクを整理し、稼働可否の材料にする未検証の範囲も区別したうえで明示して渡す
どう確かめるか
短い改修サイクルに伴走して、確認を繰り返す
仕様が変わらない修正プログラムの適用や制度改正に伴う改修でも、権限設定や検索、帳票の振る舞いへの影響を確認し、小さな変更ごとに記録を重ねます。
- 01検証済みの範囲と未検証の範囲を分けて一覧に整理する
- 02残る不具合について影響の範囲と回避の手立てを整理する
- 03稼働可否を諮る合議で説明できる形の報告書にまとめる
OUTPUT残リスクの整理表
検証を支える体制と、これまでの取り組み
固定費を抱えない人日単位のアサイン、監査にも使える独立した検証の記録、育成期間なしに活かせる専門ノウハウなど、第三者へのアウトソースには複数のメリットがあります。
OUTSOURCING RATIONALE
THIRD-PARTY VERIFICATION
01
必要な時に必要な分だけ
人日単位のアサインで固定費を抱えず、繁忙期に増減できます。
02
独立した視点で品質を底上げ
独立した検証で偏りを排し、監査に使える客観的な記録を残せます。
03
専門ノウハウを即戦力で
JSTQB認定エンジニアが在籍し、対象領域固有の検証知見を育成期間なしに活用できます。
専門知識を持ったテストエンジニアが、第三者の視点でテストするメリット
- 発注側とベンダーに属さない第三者の視点で検証し、記録を残します
- 規程と業務に沿った観点表とテストケースをお手元の材料で作ります
- 移行前後の件数と属性を全量で機械的に照合し、差分を一覧で返します
- 確認済みと未確認を区別した報告書で、稼働可否の判断を支えます
文書管理システムまわりで引き受けられる検証
文書管理システムの更改では、収受から廃棄までの文書事務の流れと、規程を写し取った設定が正しく動くかを確かめる必要があります。GENZは第三者の視点で、テストの計画から実行と記録の保全までを引き受けます。
受け入れテストの計画と設計、実行
規程と業務の流れに沿った観点表とテストケースを設計し、確認済みと未確認を区別した結果を合議へ出せる形で残します。
移行データの照合と差分の洗い出し
移行前後の件数と属性を全量で機械的に照合し、差分を一覧で洗い出します。抜き取り確認で見落とされるずれを拾えます。
同時利用と大量文書の取り扱いの確認
一斉アクセスや大量文書の登録・検索が業務時間帯の負荷に耐えるかを、意図的に発生させて検証します。
運用引き継ぎに向けた手順と記録の整備
年度切替や機構改革で再利用できる観点と記録の形に整え、運用管理者への引き継ぎ手順とあわせて残します。
お問合せから検証開始までの流れ
更改の予定と調達の見込みが立っていれば、規程類の整理が途中の段階でもご相談いただけます。
ご相談と、現在の進行状況の共有
更改の予定と進行、規程や保存年限表の整備状況を伺い、課題を整理します。
範囲の切り出しとお見積のご提示
規程の要求を覆う検証範囲を切り出し、作業量を根拠にした見積を提示します。
ご契約と、テスト計画のすり合わせ
契約後、観点表と計画をすり合わせ、確かめる範囲とそれ以外を区分します。
テストの実行と、結果のご報告
計画に沿ってテストを実行し、結果と不具合を報告書にまとめて提出します。
受け入れの設計、お任せください
文書管理システムの更改を、テスト計画づくりから一緒に進める
更改の日程が見えてきた段階で、テスト範囲と優先順位をどう決めるかから整理できます。まず現行の運用と移行の予定をお聞かせいただき、必要な工数の考え方をお示しします。