求人媒体から取り込んだ応募者が重複したまま残る
媒体からの取り込みで同一応募者が別レコードとして登録されると、選考ステータスが二重に管理され、片方への連絡だけが止まるおそれがあります。
GENZ, Inc.
採用管理ツールの
採用管理ツール入れ替えの
採用管理ツールの
採用管理ツール入れ替えの第三者テスト
設定を作った本人ではない第三者が、媒体連携・選考フロー・通知・権限の単位で検証し、通った経路と通らなかった経路をリリース判断に使える記録として残します。
支援事例
支援実績5,000件以上
採用管理ツールの設定後、確認が届きにくい場面
採用管理ツールは設定が完了した時点では、自社の選考フローで正しく動くかがまだ分かりません。設定した本人が触って確認する段階では、通らなかった経路に気づきにくい場面が残ります。
求人媒体から
新卒と中途で選考ステータスの遷移条件が食い違う
新卒と中途でステータス名や遷移条件を個別に設定すると、分岐の組み合わせで片方のフローだけ先へ進めない状態が残るおそれがあります。
日程調整の通知が届かない、差し込み項目が入れ替わる
通知テンプレートの差し込み項目や送信条件の設定ずれで、面接日時が入れ替わったメールが届く、通知自体が届かない事象が起きるおそれがあります。
権限設定の漏れで評価コメントの閲覧範囲が広がる
面接官の権限設定に漏れがあると、担当外の応募者の評価コメントまで閲覧できる状態が生じ、個人情報の説明責任に関わるおそれがあります。
移行した応募者履歴の項目が欠けたまま運用が始まる
旧システムからの移行で項目の対応づけが欠けると、過去の選考履歴が参照できないまま運用が始まり、あとから気づいても補正が難しくなります。
採用管理ツールの不具合が採用活動に及ぼす影響
採用管理ツールの不具合は、設定画面のなかに収まりません。連絡の遅延・手作業への切り戻し・権限の見落としとして、採用計画と応募者対応へ波及します。
第三者の視点で確かめる、採用管理ツールの検証観点
採用管理ツールは、求人募集から内定までを一元管理します。設定を作った当事者が触る確認だけでは、通らなかった経路が記録に残りません。第三者の視点で、媒体連携・選考フロー・通知・権限・引き渡しを確かめます。
応募者データの取り込み漏れや重複が残ると、応募者への初回連絡が届かず、連絡遅延が選考辞退につながるおそれがあります。
求人媒体から取り込んだ応募者データの項目の正しさ
求人媒体やスカウトサービスからの取り込みは、採用管理ツールの主な外部との接点です。取り込み方式は媒体ごとに異なるため、氏名や連絡先、応募元の媒体名が欠落・重複なく登録されるかを検証します。
確認する資料
- 媒体連携仕様書
- 取り込み項目一覧
- 媒体別設定画面
片方の採用区分でしか通っていない経路が残ると、応募が集中する期間に不具合が顕在化し、原因の切り分けの間、応募者対応が手作業に置き換わるおそれがあります。
新卒と中途で分岐する選考フローの全経路の網羅
新卒採用と中途採用では選考フローが分岐し、ステータスの遷移と通知条件が異なります。両フローの経路について、選考の進行・差し戻し・不合格への遷移が想定外のステータスに止まらないかを検証します。
確認する資料
- 選考フロー図
- ステータス遷移表
- 通知条件一覧
通知の誤差し込みや未到達が起きると、応募者に別人の情報が届く、面接案内が届かないといった事象となり、個人情報の誤送信への説明対応が必要になるおそれがあります。
通知と日程調整の到達および文面の差し込み内容
応募者への通知メールと面接日程の調整は、到達して初めて機能します。氏名や日時の差し込みが別の応募者の情報で行われると、個人情報の誤送信につながります。発火条件と差し込み内容を検証します。
確認する資料
- 通知テンプレート
- 送信条件設定表
- 日程調整手順
閲覧権限が意図どおり効いていない状態が残ると、応募者の個人情報が意図しない範囲で閲覧できる状態となり、社内調査と是正対応、関係先への説明の負担が発生するおそれがあります。
閲覧権限と操作ログ、応募者情報の保持期間の設定
面接官には担当する応募者だけが見える権限設計が前提です。役割ごとのアカウントで閲覧範囲を確認し、保持期間を過ぎた応募者情報の扱いと操作ログの記録を検証します。説明責任の根拠になる観点です。
確認する資料
- 権限設定一覧
- 保持期間設定値
- ログ出力仕様
連携先への引き渡しにずれがあると、入社手続きで二重登録や項目欠落が起き、内定者対応と人事側の登録作業の双方が手戻りするおそれがあります。
人事情報システムと入社手続きへのデータ引き渡し
内定者データは、人事情報システムや労務手続きへ引き渡されて完了します。引き渡す項目の対応関係とタイミングがずれると、入社手続きの手戻りになります。送信データと受け側の登録結果を照合します。
確認する資料
- 連携項目対応表
- 引き渡し手順書
- 連携先設定画面
- 移行データ定義
採用管理ツールのテストを外部に任せる進め方
採用管理ツールの検証を外部に依頼する場合の進めかたには型があります。ここではGENZが検証を請け負う際の流れを示します。
STEP 01
検証の範囲と優先度を決める確認対象と優先順位を一覧で整理します
どう確かめるか
開発のスプリントに伴走しながら検証を進める
導入や更改の日程に合わせ、設定が固まった段階から順に検証を進めます。稼働開始日から逆算して期間を確保し、決裁の遅れで期間が圧縮された場合も、削る範囲を優先度で判断できる形にします。
- 01ご利用中の機能と連携先を伺い、検証対象の範囲を決めます
- 02新卒・中途のフロー分岐や応募集中期を踏まえて優先度を付けます
- 03稼働開始日から逆算した検証日程と必要工数を提示します
OUTPUT検証範囲と優先度の一覧
STEP 02
テスト設計とテストケースを作る業務の流れに沿った操作手順を作ります
どう確かめるか
設定変更の影響が広い範囲を網羅して確認する
変更した箇所の周辺だけでなく、媒体連携・通知メール・権限設定・人事情報システムへの引き渡しまで、影響が及ぶ範囲を洗い出します。ベンダーの定期アップデートのあとも同じ観点で確かめます。
- 01応募受付から内定通知までの業務シナリオをテストケース化します
- 02媒体連携や人事情報システムとの受け渡しも操作手順に含めます
- 03役割の権限ごとに閲覧範囲を確かめるケースを用意します
OUTPUT業務シナリオのテストケース
STEP 03
実施して、通らなかった経路を報告する結果は経路ごとに記録して報告します
どう確かめるか
設定した当事者ではない第三者の視点で検証する
選考フローや権限を設定した担当者は、自分の意図どおりに画面を操作しがちです。GENZは設定の意図を共有されたうえで、応募者・面接官・運用担当の操作として、第三者の視点で検証します。
- 01検証用アカウントで画面を操作し、経路ごとに結果を記録します
- 02通知が届かない、ステータスが遷移しないなどの事象は再現条件を添えて報告します
- 03製品側の不具合か設定起因かを切り分ける材料を示します
OUTPUT不通過経路の記録付き報告書
STEP 04
修正確認と稼働判断材料の提供修正後の再確認と結果の共有まで対応します
どう確かめるか
検証の結果を監査に耐える証跡として記録に残す
通った経路と通らなかった経路を、操作手順と結果のセットで記録します。稟議や監査で「何を確認して稼働を決めたか」を説明する材料として、そのまま使える形で報告書に残します。
- 01修正された箇所を再度操作し、直ったことを確認します
- 02修正が他の機能へ影響していないか、周辺の経路も確かめます
- 03通過状況の一覧を稼働判断と稟議説明の材料としてお渡しします
OUTPUT稼働判断に使う結果一覧
採用管理ツールのテストを外部に任せる前に確認される点
固定費を抱えない人日単位のアサイン、監査にも使える独立した検証の記録、育成期間なしに活かせる専門ノウハウなど、第三者へのアウトソースには複数のメリットがあります。
OUTSOURCING RATIONALE
THIRD-PARTY VERIFICATION
01
必要な時に必要な分だけ
人日単位のアサインで固定費を抱えず、繁忙期に増減できます。
02
独立した視点で品質を底上げ
独立した検証で偏りを排し、監査に使える客観的な記録を残せます。
03
専門ノウハウを即戦力で
JSTQB認定エンジニアが在籍し、対象領域固有の検証知見を育成期間なしに活用できます。
専門知識を持ったテストエンジニアが、第三者の視点でテストするメリット
- 媒体連携・通知・権限ごとに検証の対象と方法が分かれていること
- 設定担当者以外の第三者が検証し、通過経路を記録に残すこと
- 稼働開始日から逆算した期間と費用の内訳が先に示されること
- 確認範囲の基準が次の設定変更でも使える形で残ること
採用管理ツールの周辺で検証が必要になる連携先
採用管理ツールは、応募の受け付けから内定後の引き渡しまで、周辺のシステムや媒体とデータをやり取りしながら動いています。検証では、連携先ごとに何をどこまで確かめるかを分けて整理します。
求人媒体との応募者データ連携の取り決め
求人媒体やスカウトサービスから届く応募者データが、項目の欠落や重複なく取り込まれるかを、媒体ごとの取り決めに沿って確認します。
面接日程の調整とオンライン面接の仕組み
面接日程の調整機能やオンライン面接ツールとの連携が設定どおりに動くか、通知が正しいタイミングで届くかを確かめます。
人事情報やタレントマネジメントとの連携
人事情報システムやタレントマネジメント側への連携、認証方式、保持期間や監査ログの条件を検証し、審査に使える粒度で記録を残します。
内定者の入社手続きと労務連携
内定者データが労務手続きの連携先へ正しく引き渡されるかを検証します。項目の対応づけと、引き渡したあとの誤更新の有無も確かめます。
お問合せから検証開始までの流れ
検証範囲が言語化できていない段階からご相談いただけます。稟議から契約、検証開始までの流れを示します。
現状の設定と連携先のヒアリング
設定内容と利用機能、連携先を伺い、受け入れ確認の対象を整理します。
テスト計画とお見積の内容を提示
検証範囲と優先順位、必要工数を組み立て、テスト計画と見積を提示します。
稟議に使う根拠資料の受け渡し
稟議書にそのまま使える範囲・期間・費用の根拠資料をお渡しします。
ご契約と検証の開始までの調整
ご契約後、検証用アカウントと日程を調整し、逆算した工程で検証を開始します。
検証範囲の整理から相談できます
採用管理ツールの検証範囲が決まらないうちに、まず相談だけでも
「どこからどこまで頼むのか」が決まっていなくても、ご相談いただけます。媒体連携・通知・権限・引き渡しのどの単位を対象にするか、優先順位と必要工数をGENZが整理します。